中小企業が人手不足を解消するための対策5選、経営コンサルタントが解説します

こんにちは。中小企業専門の経営相談所、エクト経営コンサルティングです。

「人が足りなくてあまりに忙しすぎる…」
「募集しても応募が来ない…」
「従業員がすぐに辞めてしまう…」

中小企業の経営者の皆様、日々このような悩みを抱えていらっしゃいませんか？我々は実際に多くの経営者の方々から、人手不足に関する切実なご相談をいただいています。

日本全体で深刻化している人手不足は、単に「人が足りなくて大変」というだけでなく、企業の未来や存続そのものに直結するほど大きな問題となっています。

しかし悲観ばかりしてはいられません。

人手不足という壁を乗り越えることにより、これからの時代に即したより強い組織へと進化するチャンスでもあります。

この記事では中小企業が人手不足を解消するために必要な、5つの具体的な対策をわかりやすくまとめています。さらに後半では、他社の事例や人手不足解消の近道についてもお話ししていきます。

厳しい状況はこれからも続く見通しですが、しっかりと対策してこの難局を乗り越えていきましょう。

中小企業が取り組むべき5つの人手不足対策

以下の5つは、多くの中小企業で対応できる基本的な解決策です。

人手不足について既に様々な対策をされているとは思いますが、やはり解消するのは容易ではなく、1つではなく複合的な取り組みが必要になることが多いです。

見落としている点や不十分な点があったりしないか、この機会に考え直してみましょう。

対策1.アウトソーシングの活用

人手不足を最も迅速に解決する手段として、有力な選択肢となるのがアウトソーシング。

いわゆる業務の外注化ですが、業務の一部を専門業者やコンサルタントに委託することにより、手っ取り早く人手不足の解消を実現できます。

アウトソーシングの効果は大きく、中小企業庁の公表しているデータからもその有効性を窺い知ることができます。昔と違って、近年はアウトソーシングを気軽に試すこともできるようになったこともあり、規模に関わらず多くの企業が外注を利用するようになりました。

もし「何とか従業員だけで仕事を回そう」としているのであれば、一度考えを改める必要があるかもしれません。

これからの時代、すべての業務を社内で抱え込む必要はありません。というか経営資源の限られている中小企業が、必要なスキルを持つ人材をすべて自社で雇用するというスタイルは、もはや現実的ではなくなってきているのです。

うまくアウトソーシングを使いこなせば、従業員はより重要度の高いコア業務に集中できるようになり、限られた人員でも生産性を高めることが可能になります。

例えば経理・記帳代行、給与計算、社会保険手続きといったバックオフィス業務、ITシステムの運用・保守、ウェブサイトの更新やマーケティング活動の一部、コールセンター業務などは、アウトソーシングに適していることが多い分野です。

さらに専門業者やコンサルタントに任せることで、単に人手を補うだけでなく専門的なノウハウを活用でき、業務品質の向上、採用・教育にかかるコスト削減といった点にも寄与する可能性があります。

実際の支援現場においても、人手不足を解消して企業を成長させるために、アウトソーシングの重要性が今後いっそう増していくことを感じています。

まずは自社の業務を棚卸しして、どの業務を外部に任せられるか検討することから始めてみましょう。

対策2.採用戦略の見直し

アウトソーシング化を検討する一方で、従業員採用の強化も人手不足の重要な解決策です。

採用の常識は、昔と違って大きく変わってきています。今後はこれまでのやり方を見直し、新しい「採用戦略」を展開していく必要がありますが、その具体的な部分についていくつか解説します。

まずは求人対象となる、ターゲット層の拡大を検討してみましょう。

「即戦力となる若手正社員」という枠だけにこだわっていた結果、いつまで経っても採用が実現しないのであれば、より広い視野で人材を探してみなければいけません。

例えば、経験豊富なシニア層、意欲の高い女性、グローバルな視点を持つ外国人材、ライフスタイルに合わせた短時間勤務希望者、専門スキルを持つ副業・兼業人材など、多様な働き方を求める人々の中に、貴社が必要とする能力や意欲を持った人材がいるかもしれません。

これに加えて、採用の方法自体も見直してみましょう。

採用の手段にも様々な手法があり、ハローワークや従来の求人媒体だけでなく、他のチャネルも検討してみるべきです。ターゲットとする人材層が変われば、アプローチすべき手段も変わってきます。

業種専門の求人サイト、FacebookやXなどのSNS、社員紹介制度であるリファラル採用、企業側から直接アプローチするダイレクトリクルーティングなど、新しい採用チャネルを積極的に活用してみましょう。

また自社で働いてもらうためには、求職者をターゲットとした自社ブランディングの重要性が増してきています。いち早くブランディングに取り組み、既にこの点で成功している企業は、人手不足に悩んではいないはずです。

もはや従業員を集めるには、お客様を集めるのと似た取り組みが必要になっているのです。

「この会社で働きたい」と思ってもらえるように、自社の強みを明確に打ち出した魅力的な情報発信を続けることが、これから人手不足を解消するための重要な鍵を握っています。

具体的なアピールポイントとして、仕事のやりがい、企業のビジョンや将来性、社風や職場の雰囲気、具体的な働く環境、そして実際に働く従業員の生の声などを具体的に、かつ魅力的に伝えることが挙げられます。

対策3.従業員の定着率向上

せっかく採用してもすぐに辞めてしまうという状態が続いているなら、自社に何らかの問題がある可能性が高いでしょう。

会社と従業員の立場は、一昔前と逆転したと言っても過言ではありません。よく聞かされた「代わりはいくらでもいる」というセリフも、雇用者側ではなく労働者側のものとなったようです…。

経営者としてはこの事実を受け入れ、時代が変わったことを強く認識する必要があります。

とはいえ何でも言いなりになるのではなく、従業員が長く安心して働き続けられる環境を整備すること、すなわち従業員の定着率を向上させることが、人手不足解消において重要なテーマとなるのです。

従業員の定着率を高めるためには、様々な面からのアプローチが求められます。

場合によっては組織人事制度そのものから見直しを図り、従業員が納得感を持って働ける環境を整えることが必要です。これには公正な人事評価制度の構築や、将来のキャリアパスを明確に示すキャリアアップ支援、スキルアップのための研修機会の提供なども該当します。

さらに風通しの良いコミュニケーションを促進し、日々の頑張りに対して感謝の気持ちを伝える文化を醸成することも働きがいにつながるので、従業員満足度を高める上で欠かせません。

経済的な待遇改善も重要な要素です。賃上げや賞与での還元は、従業員のモチベーション維持に直結します。経営側にとって、人件費はとりわけ恐い固定費かもしれませんが、可能な範囲で積極的に検討していきましょう。

家賃補助や資格取得支援、リフレッシュ休暇といった独自の「福利厚生」を充実させるのも、企業の魅力を高める有効な手段となります。

加えて現代のニーズに合わせた、柔軟な働き方の導入も検討すべきです。テレワークやフレックスタイム、時短勤務など、個々のライフスタイルに合わせた多様な働き方を認めることで働きやすさが向上し、優秀な人材の確保・維持に繋がります。

従業員の心身の健康維持を支援する「健康経営」への取り組みも、長期的な視点で従業員の定着を支える重要な要素となるでしょう。

対策4.業務効率化による生産性向上

人手不足という課題に立ち向かうためには、社内の業務効率化と生産性向上を進めていくことが欠かせません。

少人数で最大限の成果を上げられる体制を構築すれば、人手不足の問題が劇的に改善する可能性もあるのです。

業務効率化を考える上でまず取り組むべきは、現状の業務プロセスの「見える化」です。どの業務にどれだけの工数がかかっているのか、ボトルネックはどこにあるのか、非効率な作業や無駄な手順はないかなどを客観的に洗い出しましょう。これにより、改善すべき点が明確になります。

次に具体的な改善策を実行に移します。重複している作業や不要な工程の廃止、作業手順を標準化しマニュアルを作成して属人化を防ぐ、といった方法はよく例として挙げられます。これにより、作業時間の短縮やミスの削減、業務品質の安定化が期待できます。

中小企業の生産性向上においてはITツールが強力な武器となるため、中小企業庁も積極的にDX化を支援しています。

いまだに紙での保管ややり取りが多い場合は、デジタル化によるペーパーレスへの取り組みが喫緊の課題となるでしょう。また口頭でのコミュニケーションを控えてチャットを利用すれば、業務の内容にもよりますが、生産性の大きな向上につながるかもしれません。

他にも定型的なパソコン作業を自動化するRPA、顧客情報や案件進捗を一元管理するSFA/CRM、社内コミュニケーションを円滑にするグループウェアなど、自社の課題に合わせて適切なツールを導入することで、劇的な効率化が実現できるケースも少なくないのです。

こうした業務効率化によって、生まれた時間や人的リソースをより付加価値の高い業務に集中させれば、生産性を大きく向上させることができます。これらは専門家の力も借りつつ、従業員のスキルアップも視野に入れ、継続的に改善活動に取り組むことが重要です。

対策5.収益性の改善

これまで見てきた人手不足の対策を実行するには、大きなコストが伴う場合も多いはずです。

上昇したコストを吸収するためには、事業の収益性を向上させることにより、企業自身がしっかりと利益を生み出す体質になる必要があるのです。

新規顧客開拓による売上向上、仕入れや固定費の見直し、商品やサービスの付加価値向上など、利益を産み出すために何ができるかを改めて考えてみましょう。

場合によっては自社の強みを再定義し、より利益率の高い事業領域へシフトすることや、新たなビジネスモデルを模索することも有効な手段となります。まずは業務効率化を徹底し、余ったリソースをこうした活動に振り向ける、というアプローチも一つの考え方です。

結局のところ人手不足解消への解決策は、収益性向上がその根幹を成していると言っても過言ではありません。

これ以上の収益性拡大に限界を感じていたり、どのように利益を産み出せばよいか迷っているのであれば、外部の経営コンサルタントに相談してみるのも有効な手段です。

人手不足の解消を効率的に進めるには

人手不足の根本的な要因は、社会的な背景の影響が大きいことに間違いありません。

一方で世の中には、多くの優秀な従業員に支えられ、人材に困っていない中小企業も存在します。

こういった事実から考えても、人手不足を「外部要因だから仕方ない」として片付けるのではなく、自社がなぜ人手不足に陥っているのかを分析する必要があると言えるでしょう。

ここまで人手不足解消のための具体的な対策をお話ししてきましたが、自社における人手不足の要因としてウェイトが大きいところを特定することで、より効率的な解決策を考えることができるのです。

以下では人手不足の要因として、多くの企業にありがちな事例を3つご紹介します。自社が当てはまっている部分がないか、まずはここから分析してみてください。

要因1.待遇に問題がある

貴社の従業員たちは、現在の待遇にどれだけ満足しているでしょうか。

労働者が良い待遇を求めて次々と転職していく、というスタイルはもはや珍しくなくなりました。従業員への待遇は、その会社で働き続けるかどうかの判断基準として、より重要性を増してきているのです。

待遇には給与水準だけでなく、賞与、福利厚生、労働時間、休日・休暇の取りやすさ、評価制度などの他、働きがいを感じる職場環境といった非金銭的な報酬なども含まれます。

もしこういった待遇が業務負荷と見合っていなかったり、競合他社と比較した際に大きく劣っているのであれば注意が必要です。既に従業員の離職が続いているだけでなく、新たな人材の獲得も困難な状況にあるのではないでしょうか。

近年の労働者たちは、インターネットを駆使して巧みに情報を集め、新しい職場の待遇が満足できるものかを厳しくチェックしています。企業の内情を投稿する転職口コミサイトも、いつしか当然のように使われるようになりました。

貴社の待遇に問題が思い当たるなら、改善に向けて一歩踏み出すことが人手不足解消の鍵となるはずです。

「とはいえウチのような中小企業では待遇改善は難しい」と、最初から諦めてはいないでしょうか。

しかし人手不足が経営の根幹を揺るがしかねない今、待遇改善は避けて通れない課題なのです。問題を先送りにするだけの現状維持は、将来的な人材流出リスクを高めるだけかもしれません。

中小企業はこれまで以上に、真剣に知恵を絞る必要に迫られています。人件費の問題は確かにありますが、厚生労働省によるキャリアアップ助成金や業務改善助成金など、補助が得られる支援策も提供されています。

これからの時代に経営を続けていく上では、「どうすれば従業員の待遇を改善できるか」という視点も忘れずに取り組んでいきましょう。

要因2.企業風土に問題がある

待遇面と並んで、あるいはそれ以上に重要な要因となり得るのが企業風土です。

企業風土というのは抽象的な言葉ですが、職場の雰囲気、人間関係のあり方、コミュニケーションの活発さ、意思決定のプロセス、評価への納得感など、組織全体に浸透している価値観や文化のことを指しています。

どんなに待遇が良くても、風通しが悪く、従業員が安心して意見を言えなかったり、ハラスメントが横行していたりするような環境では、人材は定着しません。働きがいを感じられず、早期離職につながる大きな要因となります。

繰り返しになりますが、会社と従業員の関係性が大きく変化したという事実は、特に注意して受け入れなくてはいけません。

かつての「滅私奉公」的な働き方が受け入れられにくくなり、ワークライフバランスや個人の尊重が重視されるようになって久しいですが、こういった変化に対応できているでしょうか。無意識のうちに古い価値観のまま組織運営を継続していないでしょうか。

もはや昭和や平成の常識が、令和の現代でそのまま通用すると考えるのは危険です。

そして前述の転職口コミサイトに加えて、SNSをはじめネット上のコミュニティは無数に存在し、経営者の知らないところで会社の内情は不特定多数の人に広まっています。

豊富な経験を持つ経営者様ほど、過去の成功体験が足かせとなり、変化への対応が遅れてしまうケースが見受けられます。

耳の痛い話かもしれませんが、これまでのやり方が通用しない現実を受け入れ、意識的に企業風土を見直す視点が求められているのです。

要因3.採用手段に問題がある

求人を出しても応募が集まらない、あるいは採用してもすぐに辞めてしまう…といった状況が続くのであれば、現在の採用プロセスそのものに問題が潜んでいる可能性があります。

例えば応募してくれた方に対する、面接の進め方はいかがでしょうか。

圧迫面接とまではいかないまでも、応募者にプレッシャーをかけるようなスタイルは現代の価値観には合わず、企業のイメージダウンに繋がる恐れすらあります。

優秀な人材ほど、心理的な負担を感じるような企業を選ぶことはないでしょう。候補者に敬意を払い、対等な立場で対話する姿勢が求められます。

また応募者への連絡スピードも、見落としがちですが重要なポイントです。

興味を持ってくれた候補者からの問い合わせや応募に対して、忙しさあのあまり返事が遅くなっていないでしょうか。単純に印象が悪いだけでなく、返事待ちの間に他社の選考が進んでしまうリスクもあるため、迅速かつ丁寧なコミュニケーションが求められる部分です。

最近ではより候補者の素顔や本音を引き出すために、フランクな面接を取り入れる企業も増えています。堅苦しい雰囲気ではなく、リラックスした対話を通じて相互理解を深めることが、入社後のミスマッチを防ぐ鍵となることを理解しているのです。

さらに採用の意思決定プロセスにおいては、現場の意見を取り入れることも大切です。実際に共に働くことになる社員の声は、候補者のスキルや人柄が本当に現場にマッチするかを見極める上で、重要な判断材料となるはずです。

求人募集広告についても、特定のメディアに頼りきりになるのではなく、他の手法についても検討してみるとよいでしょう。

これらの点は、採用活動を見直す上での基本的なチェックポイントです。自社の採用プロセスに、改善できる点がないか、今一度検討してみましょう。

深刻な人手不足の与える影響と事例

人手不足の問題に対して適切な対応ができなかったことにより、経営に深刻なダメージを負ってしまうケースも見受けられます。

ここからは人手不足が中小企業に与える悪影響について、実際の事例を交えながら見ていきましょう。

離職による悪循環

人手不足だからと言って、少ない人数で業務を回そうとすれば、当然ながら従業員一人ひとりへの負担が増大します。

長時間労働や過剰な業務負荷は、従業員のモチベーション低下、心身の不調を招きます。結果として従業員の離職につながり、さらに人手不足が深刻化するという、負のスパイラルに陥ってしまった中小企業も少なくありません。

現場が人手不足になれば、製品・サービスの品質低下を招きます。それが顧客満足度の低下につながり、結果として客離れ・信頼失墜に至る可能性もあります。

一度このような悪循環にハマってしまうと、そこから抜け出すのは簡単ではないでしょう。

機会損失とコスト増大

人手不足の度合いによっては、既存業務に大きな支障が出ている場合も多いでしょう。

一方で外部環境は目まぐるしく変化しており、中小企業がやるべきことはいっぱい。しかしただでさえ手が回らない状態では、新しい取り組みに人員を割ける余裕なんてありません。

これでは人手不足が解消しない限り、企業として成長する機会を逃し続けることになってしまいます。

また社会全体が人手不足で、人材獲得競争が激化していることにより、求人広告や人材紹介などの採用コストも増加傾向にあります。最低賃金も年々増加し、賃上げ圧力も相まって人件費も高騰する一方です。

このように人手不足は、中小企業に機会損失やコスト増大をもたらし、経営環境の悪化を招いているのです。

事業が存続できなくなる

人手不足によって必要な人員を確保できないことにより、一部の企業では以下のような事態が発生しています。

• 受注が来ても断らざるを得ない
• 店舗や工場の稼働時間を短縮せざるを得ない
• 既存事業の縮小を余儀なくされる

これだけならまだしも、昨今の後継者不足も相まって、業績はいいのに廃業せざるを得ないというケースまで増えてきています。もはや人手不足は、事業の存続そのものを脅かす問題となってきているのです。

人手不足を経営コンサルタントに相談するメリット

ここまでいろいろお伝えしてきましたが、「自社だけで実行するのは難しい」とか、「何から手をつけるべきかわからない」とお困りになる経営者様も多いと思います。

手前味噌で恐縮ですが、そんな皆様のお役に立てるのが私たち経営コンサルタントです。

以下では中小企業が人手不足解決をコンサルタントに依頼した際に、得られるメリットについて具体的にご紹介します。

人手不足解消の最短ルートが描ける

まず大きなメリットとして挙げられるのが、経営コンサルタントが持つ客観的な視点です。

長年同じ組織を運営していると、人間はどうしても視野が狭くなったり、特定の思い込みにとらわれたりしがちなものです。

コンサルタントは第三者の視点から、先入観なく企業の現状を分析します。データに基づいた客観的な評価や、従業員へのヒアリングなどを通じて、社内の人間だけでは気づきにくい問題点や、人手不足の真の原因を特定することが可能です。

これまでお話してきたとおり、人手不足の要因は採用、待遇、労働環境、企業風土、業務プロセス、事業戦略…など、複数の要素が複雑に絡み合っていることがほとんどです。

その中で一部だけしか改善できなかったり、表面的な問題に対処するだけでは、根本的な解決には至りません。人事領域を得意とするコンサルタントであれば、複数の問題に優先度をつけて取り組み、各要因についても深く掘り下げて特定する手助けができます。

さらにコンサルタントであれば、様々な企業を支援する中で培ってきた豊富な知見を持っています。人手不足解消に関する成功事例や失敗事例、最新のトレンドなどを踏まえ、それぞれの企業の状況やリソースに合わせて、最も効果的な解決策を具体的に提案できるのです。

人手不足に限らず経営課題は、AIに聞けば出てくるような一般論で解決できるものではありません。

コンサルタントの専門知識と経験に基づき、貴社に合わせたオーダーメイドの対策を描いてもらうことが、人手不足を解消するための最も近道となるでしょう。

計画実行を伴走サポートできる

優れた計画を立てたとしても、それが実行されなければ意味がありません。

専門知識を持ったコンサルタントであれば、計画を作成するのはもちろん、その実行段階においても強力なサポートを提供できます。

特に中小企業においては、日々の業務に追われてなかなか実行に移せなかったり、担当者の負担が大きすぎて途中で頓挫してしまったりするケースが少なくありません。

人手不足という課題を抱えているからこそ、新たな取り組みを実行するためのリソース確保が難しい…というジレンマは根深いものです。

コンサルタントはこうした実行段階における課題を乗り越え、「伴走者」としての役割も担うことができます。

例えば解決策を具体的なアクションプランやスケジュールに落とし込み、誰が何をいつまでに行うのかを明確にするお手伝いをします。さらに定期的なミーティングなどを通じて計画の進捗状況を確認し、遅れや問題が発生していないかをチェックします。

もし実行途中で予期せぬ問題が発生した場合でも、コンサルタントがいればこれまでの経験を活かすことにより、スムーズな対応や軌道修正をサポートすることができます。

また改革を進める中で、低下しがちな関係者のモチベーション維持を図ったり、必要に応じて部門間の調整役を担ったりすることもあります。

このように計画作成から実行段階まで一貫してサポートし、人手不足解消に向けた取り組みを着実に前進させられるのは、コンサルタントならではの大きなメリットと言えるでしょう。

経営者の負担を軽減できる

経営コンサルタントを活用する上でもう一つ見逃せないのが「経営者の負担軽減」という側面です。

経営者様によっては、これが一番のメリットになり得るかもしれません。

中小企業の経営者は多岐にわたる業務を抱え、常に時間に追われています。人手不足という深刻な経営課題への対応は、現状分析から解決策の検討、計画策定、実行、効果測定、関係部署との調整など、膨大な時間と労力を要し、経営者の負担をさらに増大させます。

また、「会社を支えなければならない」というプレッシャーの中で、一人で悩み、重要な決断を下さなければならない精神的な負担も計り知れません。

経営コンサルタントに相談することで、こうした負担を大幅に軽減することが可能です。

例えば人手不足の原因分析や市場調査、具体的な施策の立案、関連資料の作成といった専門的な作業をコンサルタントに任せることで、経営者は本来集中すべきコア業務や、より重要な経営判断に時間とエネルギーを注ぐことができます。

アウトソーシングについても、どの部分をどのように外注すべきかという切り分けが難しいものですが、分析から外注業者の手配までお手伝いすることもできます。

複雑な問題を専門家と共有し、客観的な意見やアドバイスを得ながら進められることについて、大きな安心感を得られるという経営者様は多いです。

「壁打ち相手」としてコンサルタントを活用することで、自身の考えを整理したり、新たな視点を得たりすることもできるでしょう。

精神的な負担が和らぎ、時間的な余裕が生まれることで、より冷静で的確な意思決定が可能となり、結果的に人手不足問題の解決を早めることにもつながるのです。

人手不足解消のお手伝いは中小企業専門の経営相談所にお任せください

長文の読了お疲れ様でした、最後にちょっとだけ我々のサービスを宣伝させてください。

エクト経営コンサルティングは、中小企業専門の経営相談所であり、経営コンサルタントの国家資格である中小企業診断士だけを集めたコンサルティングオフィスです。

人手不足解消に関わる人事領域をはじめ、様々な分野の専門家が集まっており、その中から貴社に最適なコンサルタントを選出することができます。

一般的なコンサル会社は高すぎるし、公的機関の無料相談はできることに限界がある。

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深刻な人手不足を乗り越えるために、ここから最初の一歩を踏み出しましょう。